Mit Notion können Nutzer aus einfachen Bausteinen ihren eigenen Arbeitsbereich aufbauen. Eine Seite kann Text, Überschriften, Checklisten, Bilder, eingebettete Dateien und Datenbanken enthalten. Datenbanken lassen sich als Tabellen, Boards, Kalender oder Galerien anzeigen. Teams nutzen Notion für Wikis, Besprechungsnotizen, Projektverfolgung, Produkt-Roadmaps und persönliche Organisation. Vorlagen erleichtern den Einstieg. Zusammenarbeit in Echtzeit, Kommentare und Berechtigungen machen es für Teams wie Einzelpersonen geeignet.
Das Produkt umfasst inzwischen mehr als Notizen. Notion Calendar und Notion Mail verbinden Terminplanung und E-Mail mit dem Arbeitsbereich; Sites verwandelt Seiten in öffentliche Webseiten. Notion AI ergänzt Schreibunterstützung, Zusammenfassungen, Übersetzung und Fragen über den Arbeitsbereich und verbundene Tools wie Slack und Google Drive hinweg sowie Agenten, die Aufgaben ausführen. KI-Besprechungsnotizen zeichnen Gespräche auf und fassen sie zusammen. Weitere Einzelheiten stehen im Eintrag zu Notion AI.
Notion bietet einen kostenlosen Tarif für Einzelpersonen und kleinere Nutzung. Kostenpflichtige Teamtarife ergänzen unbegrenzte Blöcke, Berechtigungen und Administrationskontrollen; höhere Stufen enthalten KI. Die Flexibilität hat ihren Preis: Neue Nutzer können sich von der leeren Arbeitsfläche überfordert fühlen, große Arbeitsbereiche können langsam werden. Confluence ist eine Wiki-Alternative für Unternehmen, Coda ist ähnlich, Obsidian und Logseq speichern Notizen lokal, Airtable konzentriert sich auf Datenbanken. Notion ist wegen des ausgewogenen Verhältnisses aus Einfachheit und Funktionsumfang sehr beliebt.