Tana verbindet Gliederungen mit Datenbanken. Alles ist ein Knoten in einer Gliederung. Ein Supertag ergänzt einen Knoten um Felder und Verhalten. So wird eine Notiz über eine Person, ein Buch oder ein Projekt strukturiert und kann auf verschiedene Arten abgefragt und dargestellt werden. Rückverweise verknüpfen zusammengehörige Ideen.
KI ist in den Arbeitsablauf integriert. Sie kann Meetings transkribieren, die Inhalte in verschlagwortete Notizen umwandeln, Felder ausfüllen und Fragen zum gesamten Arbeitsbereich beantworten. Außerdem führt sie von Nutzer:innen definierte Befehle aus. Mit der Spracheingabe lassen sich unterwegs einfach Ideen festhalten.
Tana bietet einen kostenlosen Tarif und kostenpflichtige Pläne. Die Lernkurve ist steil, doch viele schätzen die umfangreichen Möglichkeiten. Alternativen sind Notion, Obsidian, Capacities, Reflect und Logseq. Tana eignet sich für Menschen, die ein flexibles, strukturiertes Denkwerkzeug möchten.