Todoist

Todoist ist eine übersichtliche und schnelle Aufgabenverwaltung. Du fügst Aufgaben in natürlicher Sprache hinzu, zum Beispiel „Bericht jeden Freitag um 15 Uhr senden“, und Todoist macht daraus einen wiederkehrenden Termin. Aufgaben lassen sich in Projekte und Abschnitte ordnen, mit Prioritäten und Etiketten versehen und als Liste, Board oder Kalender anzeigen. Mit Filtern kannst du Ansichten erstellen, etwa alle heute fälligen Aufgaben aus sämtlichen Projekten. Die Daten werden zwischen Smartphones, Computern, Browsern und E-Mail-Programmen synchronisiert.

Der KI-Assistent hilft bei der Planung. Er kann große Aufgaben in kleinere Schritte zerlegen, Formulierungen vorschlagen, bei Projektvorlagen helfen und Fragen zu deinen anstehenden Aufgaben beantworten. Weitere Funktionen sind Erinnerungen, Kommentare, Dateianhänge und gemeinsame Projekte mit Aufgaben für Teams oder Familien. Karma und Produktivitätsdiagramme belohnen regelmäßiges Erledigen. Integrationen verbinden Todoist mit Google Calendar, Slack, Gmail und Automatisierungswerkzeugen wie Zapier.

Der kostenlose Tarif begrenzt Projekte und Funktionen. Bezahlte Tarife bieten Erinnerungen, mehr Projekte, Filter und KI-Zugriff sowie eine Teamstufe. Todoist setzt auf Einfachheit und hat deshalb weniger Funktionen fürs Projektmanagement als Asana oder ClickUp, etwa Abhängigkeiten oder ausführliche Berichte. Gerade wegen dieser Einfachheit bleiben viele Menschen jahrelang dabei. Alternativen sind TickTick, Things (nur für Apple), Microsoft To Do und Notion für alle, die Aufgaben und Notizen gemeinsam verwalten möchten.